home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 5 / Gold Medal Software - Volume 5 (Gold Medal) (1995).iso / accounts / florist.arj / FLORIST.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-06-28  |  9KB  |  236 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                          
  7.                                 FLORIST VER 2.0
  8.  
  9.                               by H.M. MCCALL,JR. 
  10.  
  11.                                (CUSTOM SOFTWARE)
  12.  
  13.                          (803-269-6766 / 803-295-0894)
  14.  
  15.  
  16.  
  17. MENU # 1 FUNCTIONS:
  18.  
  19.  
  20. 1) Search or Create Account:
  21.  
  22.         This function will Create new Accounts or Search for an existing one.
  23.  
  24.         You simply enter the name of the Customer you wish to Create/Search 
  25.         and the program will do the rest.  You are asked to enter Name,
  26.         Address (Street RFD), City/State, Zipcode, and finally Phone#.
  27.         The information mentioned above is stored in a DataBase called 
  28.         NAMES.DAT. This database is your customer database and contains an
  29.         updated balance at all times.
  30.  
  31.         The second portion of this data entry (or search) will be the actual
  32.         tranaction database entries stored in MASTER.DAT.  This database is
  33.         where your invoice sales information will be computed from.  If the
  34.         customer you are entering is not known to the NAMES database, you will
  35.         continue to answer the prompts (Quantity), (Description), etc.  If 
  36.         the Customer is KNOWN to the NAMES database, you will be asked to 
  37.         enter 'T' for transaction.  From this you select either 'O' order or 
  38.         'P' payment.  If you select 'O' the program will assume an order and
  39.         you will be prompted for those entries.  If you have selected 'P' 
  40.         or payment on account, you will be asked to furnish that information.
  41.  
  42.         At any time in this process you wish to re-do an entry, you may press
  43.         the '-' or minus key and the program will back up one field allowing
  44.         re-entry of that field.
  45.  
  46.         When you have finished this entry/search, you will be asked if 
  47.         everything is ok, if you select 'Y' then the data is committed to the
  48.         database else, you are asked to re-enter the invoicing data.
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68. 2
  69. 2)      PRINT MONTHLY INVOICES:
  70.  
  71.         A sort of the NAMES file is done when invoices are
  72.         printed.  Any deleted customer names will be disposed of during this 
  73.         sort.  If you have chosen to delete a customer name, a '*' is placed
  74.         before the name and will remain there until the sort occurs at which
  75.         time the name is deleted permanently.
  76.  
  77.         ONCE YOU HAVE STARTED PRINTING INVOICES, IT IS NOT A GOOD IDEA TO 
  78.         INTERRUPT THE PROCESS.  A lot of things are going on during this 
  79.         process that may be affected by an interruption.
  80.  
  81.         The invoices are printed so they can be folded in such a way to allow
  82.         the customer name to appear in a 'window' envelope.  Also, the 
  83.         invoices are printed on regular 8 1/2 by 11 computer paper.  The data
  84.         included on the invoice is the Customer name address info, your 
  85.         business name, address etc, and the current billing items and 
  86.         descriptions.
  87.  
  88.         The total section will show taxes applied, service charges (delivery),
  89.         and the total charges for this invoice period.  
  90.  
  91.         Because the invoice printing process operates using an indexed sort, 
  92.         your invoices will be in alphabetical order by Lastname.
  93.  
  94.         After printing all your invoices, a simple balance sheet is created.
  95.         This balance sheet information may be very useful to your, or your
  96.         bookkeeper/accountant.  The infomation contained in it, is current
  97.         months sales, monies taken in, taxes, and delivery charges.
  98.  
  99.  
  100. 3)      DETAILED ACCOUNT INFORMATION:
  101.  
  102.         This is a simple search that allows you to enter a Lastname, 
  103.         Firstname, and search the database to show all transactions for the
  104.         customer.  All database information for that customer will be 
  105.         displayed, and totals will be presented at the end of the search.
  106.  
  107.  
  108. 4)      BACKUP ACCOUNT INFORMATION:
  109.  
  110.         This function is pretty straighforward.  It simply requires you put
  111.         a formatted disk in your A: drive and follow the prompts.  The 
  112.         data on your hard disk will be copied to that floppy and your data
  113.         is backed up.  BACKING UP YOUR DATA IS VERY, VERY IMPORTANT.  I 
  114.         recommend you do this function EVERY business day.  I suggest you
  115.         number your disks (1) and (2) and alternate using them each time, so
  116.         you will always have two days of data stored.
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.         
  122.  
  123. 3
  124.         BEGIN NEW YEAR ACCOUNTING:
  125.  
  126.         Because, the invoice portion of this program relies on the MASTER
  127.         database, it is imperative this database total remains accurate.  To
  128.         solve the problem for end of year transfers (and to keep the database
  129.         small), this function will total and transfer ONLY the last 
  130.         or previous transaction and total account information to the new year.
  131.         This, of course, will make the MASTER database smaller, and enhance
  132.         the speed of of the program in all functions.  The NAME database is
  133.         not changed...so all your accounts will remain valid.
  134.  
  135.  
  136. 6)     CHANGE ACCOUNT INFORMATION:
  137.  
  138.        This function will allow you to change account information in the
  139.        NAME database only. USE CAUTION WHEN MAKING CHANGES HERE.  Once an
  140.        account has been started (transactions have been recorded in the Master
  141.        database), these transactions are directly related to the name as 
  142.        entered into the NAME database.  If for some reason, this name changes,
  143.        the program will not recognize the old invoice data.  This warning 
  144.        applies to NAME CHANGES ONLY.  If you change the address, phone etc,
  145.        no effect will be upon the invoice data.
  146.  
  147.  
  148. 7)     UTILITIES MENU FUNCTIONS:
  149.  
  150.        This selection calls the second or 'UTILITIES' menu.
  151.  
  152.  
  153. 8)     CLOSE FILES AND EXIT:
  154.  
  155.        Will close all files (databases) and leave the program.
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.                                 UTILITIES MENU
  161.                               ------------------
  162.  
  163.  
  164. 1) GO TO FIRST MENU:
  165.  
  166.    Will take you to the main menu.
  167.  
  168.  
  169. 2) DELETE AN ACCOUNT:
  170.  
  171.       This function will allow you to delete an account.  The file deletion 
  172.       will actually take place when your data is sorted for printing invoices.  
  173.       When you elect to delete a name (account), the account or name is marked
  174.       with a '*' as the first character of the account name.  The asterisk will 
  175.       remain in the account (as above) until the sort for invoices removes it
  176.       from the NAME database.  The invoice information remains in the MASTER
  177.       file, but will not be invoiced because the account has been removed.
  178.  
  179.  
  180. 4
  181.  
  182.  
  183.  
  184. 3)    LIST ACCOUNT NAMES:
  185.  
  186.       Will list all account names in the NAME database.  When listing these
  187.       accounts, you may hit 'T' at anytime to go to the top of the list.  The
  188.       names will be listed in alphabetical order.
  189.  
  190.  
  191. 4)    LIST MONTHLY TRANSAC.
  192.  
  193.       Will list a month (selectable) transactions.  The totals will reflect 
  194.       the money taken in, expenses, taxes etc...and the balances remaining.
  195.       These are total amounts for the entire database for that month.
  196.  
  197.  
  198. 5)    CLEAR ACCOUNT BALANCE:
  199.             
  200.       To clear and individual account balance, simply enter the account name
  201.       and the account will be cleared.  IF THE ACCOUNT STILL HAS A BALANCE,
  202.       THE PROGRAM WILL WARN YOU OF THIS BEFORE ALLOWING THE RESET OF BALANCE.
  203.  
  204.       You may elect to clear ALL account balances:  This function isn't 
  205.       documented here, but will be provided to registered users of the 
  206.       program.
  207.  
  208. 6)    VIEW STORED ACCOUNT:
  209.  
  210.       Will allow viewing of a previously stored database (say from a previous
  211.       year).  You may enter the name of account you want to search, and the
  212.       account information will be displayed on screen and column format.
  213.  
  214. 7)    VERIFY DATA INTEGRITY:
  215.  
  216.       This function will verify record integrity.  Some hard drives have a
  217.       tendency to write bad data as they age, and this was included to address
  218.       just that.  The utility will attempt to correct that situation.  If the
  219.       data is un-recoverable, it will remove the record to prevent false 
  220.       totals and invoice information.
  221.  
  222.       This function key will be provided to registered users.
  223.  
  224.      **********************************************************************
  225.                                   DISCLAIMER
  226.         The author of this software has made every attempt to insure the
  227.         product does what it is intended to do.  Custom Software will
  228.         assume NO responsibility for losses incurred by use of the product.
  229.         Installation and use of this product is the acknowlegement of this
  230.         DISCLAIMER and the user accepts responsibility for results of data
  231.         and program output.
  232.      ***********************************************************************
  233.  
  234.  
  235.  
  236.